Kaikkialla maailmassa on luotettava ja vakiintunut tavaran- ja postinkuljetuksen turvajärjestelmä, jossa ne on tarkastettava fyysisesti. Tavoitteena on varmistaa, että siellä ei ole esineitä, jotka on lueteltu kielletyiksi kuljetettavaksi tietyissä ajoneuvoissa tai tiettyihin maihin saapumiseen/vientiin. Toimitusketjussa yksittäiset osallistujat valvovat turvallisuutta ja suojaavat tavaroita laittomalta häiriöltä koko matkansa ajan. Nämä velvollisuudet ottavat logistiikkayritykset, jotka laativat ”rahdin vastaanotto- ja siirtolain”.
Perusasiakirjat rahdin siirrossa
Fyysisen tarkastuksen saa suorittaa vain valtuutettu edustaja. Turvallinen toimitusketju tarjoaa korkean turvallisuustason ja helpottaa samalla kauppaa, välttäen päällekkäisiä tarkastuksia ja välttäen valvonnan keskittymisen lentoasemille ja terminaaleihin. Kuljettajalle toimitetaan useita rahtikirjoja. ”Lastin siirron hyväksymisasiakirjan” laatimiseksi sinun on toimitettava:
- Lasku.
Tavaroiden maksun ja tullimaksujen järjestäminen edellyttää tämän asiakirjan toimittamista. Omistaja on pohjimmiltaan vastaanottaja (mahdollisesti välimuoto). Lisenssin avaamista koskevan hakemuksen jättäminen edellyttää myös tämän asiakirjan esittämistä. Se sisältää tiedot ja toimitusehdot. Siellä on esimerkiksi tiedot vastaanottajasta, lähettäjästä, toimituspaikasta ja tavaran hinnasta.
- Pakkauslista.
Logistiikkayritys käyttää tätä arkkia tavaroiden järjestämiseen oikein auton takaosassa. Se siirretään myös kuljettajalle tai muille liikenteenharjoittajille (jos lento- tai junatoimitus suoritetaan). Sinne on kirjoitettu kokonaispaino sekä muut mittaukset. Merkinnät ja erikoisohjeet tavaroiden käsittelyyn on merkitty. On erittäin tärkeää noudattaa ohjeita vahinkojen välttämiseksi.
- Alkuperätodistukset.
Monet maat ja niiden hallitukset kieltävät tavaroiden maahantulon ilman tuotantotodistusta. Tämä johtuu tehtävästä varmistaa kansalaisten turvallisuus sekä toimittaa vain laadukkaita tavaroita kauppojen hyllyille. Todistukset myönnetään konsulaateissa tai kauppakamareissa.
- Maakohtaiset sertifikaatit.
Alkuperätodistuksen vakiolomakkeen lisäksi voidaan vaatia erityinen asiakirja maalle, johon tuonti tapahtuu. Usein nämä asiakirjat myönnetään suoraan maan tullitoimipaikassa.
- Konossementit.
Yleisiä konossementteja on kolme: maa, meri ja ilma. Sen voi valmistaa logistiikkayritys tai voit järjestää sen itse. Tämä on rahdinkuljettajan ja lähettäjän välinen toimitussopimus. Se sisältää myös tiedot vastaanottajasta, lähettäjästä, hinnasta ja maksuehdoista. Usein asiakirja toimii kuittina tavaroista.
- Vaarallisten aineiden lomakkeet.
Jos tavaroita pidetään vaarallisina aineina, sinun on liitettävä lähetykseen lomake. Vaarallisten aineiden tai materiaalien kuljettaminen voi olla haastavaa.
Kuinka laatia todistus tavaroiden vastaanottamisesta ja siirrosta?
Tavaran vastaanotto- ja siirtolomakkeessa on oltava seuraavat tiedot:
- Sopimuksen (sopimuksen) nimi on ”rahdin vastaanotto ja siirto”.
- Päivämäärä.
- Päiväkirjanumero logistiikkayrityksessä.
- Ostajan nimi.
- Myyjän FIO.
- Tuotteen nimi.
- Mittayksikkö (määrä, paino jne.).
- Yksikköhinta ja määrä koko tuotteelle.
- Sopimus arvonlisäveron maksamisesta.
Myös yritysten henkilötiedot (pankkinumerot, puhelinnumerot, sähköposti) ilmoitetaan. Asiakirjaan kiinnitetään asiakirjan laatijan sinetti ja allekirjoitus.