Kuinka muuttaa toimistoa? Jokainen toimistomuutto on erilainen, joten sinun (yhdessä tiimisi kanssa) on päätettävä, mitä tehtäviä sisällytät erityiseen siirtoprojektisuunnitelmaasi. Ensisijaisena on varmistaa, että jokainen osa toimitetaan ajoissa ja budjetoidaan oikein. Toimiston muuton järjestäminen vaatii joitain ei-ilmeisiä vaiheita. Esimerkiksi työntekijöille ja asiakkaille ilmoittaminen, aikataulun laatiminen sekä pakollinen kaavoitus (kukat, henkilökohtaiset tavarat, arvopaperit).

Suunnittele toimistosi muuttoaikataulu

Heti kun saat tietää tulevasta siirrosta, sinun on heti luotava aikataulu. Tämä sisältää kaupallisen edustajan haastattelun ja rekrytoinnin, jolla on kokemusta, resursseja ja työvoimaa. Riippumatta siitä, aikataulun tulee sisältää vaiheet, jotka organisaatiosi suorittaa valitakseen parhaan toimitusvaihtoehdon (optimoitu). Vaiheittaisen aikataulun laatiminen auttaa sinua sopeutumaan aikatauluun etkä viivytä määräaikoja. Jos esimerkiksi varaat tietyn ajan jokaiselle työvaiheelle ja suuntaat kaikki työntekijät tähän aikatauluun, voit välttää monet viivästykset työssä. Likimääräinen suunnitelma toimiston muuttamisen aikataulusta:

  1. 7 päivää löytää logistiikkayritys tai muuttoliikkeen edustaja.
  2. 3 päivää aikaa luoda suunnitelma ja selvittää kaikki yksityiskohdat yrityksen kanssa.
  3. 5 päivää tavaroiden keräämiseen.
  4. 2 päivää sysadminin työhön.
  5. 2 päivää aikaa selvittää kaikki.
  6. 1 päivä yleissiivoukseen.
    Yhteensä 20 päivää yleiseen muuttoon.

Aikataulu voi olla likimääräinen, eikä se välttämättä sisällä päivämääriä ja kellonaikoja. Kun olet laatinut selkeän toimitussuunnitelman kuljetusyhtiöltä, voit tehdä muutoksia aikatauluun ja alkaa tiedottaa työntekijöille ja asiakkaille.

Valitse operaattoriyritys

Päätä ennen projektin suunnittelua, käytätkö logistiikkayrityksen täyttä toimistomuuttopakettia. Jos päätät delegoida tavaroiden muuttotehtävät toimistolta, muuttoyhtiömme UTS hoitaa suurimman osan työstä (mukaan lukien projektisuunnitelman tekemisestä). Kuinka muuttaa toimistoa muuttoyrityksen avulla? Mitä etsiä valittaessa:

  1. Vain virallisesti rekisteröidyt yritykset.
    Sinun ei pitäisi harkita laittomia yrityksiä tai yksittäisiä käsityöläisiä, jotka julkaistaan ​​usein työnhakusivustoilla. Nämä voivat olla upeita käsityöläisiä, mutta eivät yrityssiirtoihin toiseen tilaan. Useimmiten tällaiset muuttajat eivät ota vastuuta, eivät takaa työlle ja viivyttelevät määräaikoja. Itsenäisillä muuttajilla ei ole paljon laitteita, miehistöä tai materiaaleja suurten tilausten pakkaamiseen.
  2. Kiinnitä huomiota yrityksen toimintaan Internetissä.
    Etsi yrityksen nettisivut, tarkista hinnat (onko hinnasto ajan tasalla), lue arvosteluja yrityksestä. Yritä löytää reaaliaikaisia ​​arvosteluja tai tapausesimerkkejä yrityksen sivulta. On tärkeää ymmärtää, onko yrityksellä kokemusta suurten yritystilausten kanssa työskentelystä. Älä epäröi kysyä kysymyksiä asiantuntijoilta puhelimitse, niin saat lisätietoja työn säteestä.
  3. Kiinnitä huomiota hinta/laatusuhteeseen.
    Laadukkaat toimituspalvelut eivät voi olla halpoja. Piilokustannuksia voi esiintyä, mikä tarkoittaa, että et ehkä tiedä lopullista hintaa ennen kuin työ alkaa. Häikäilemättömät yritykset voivat antaa sinulle yhden lopullisen luvun ja lopussa aivan toisen. Kiinnitä huomiota yrityksiin, jotka tekevät toimitussopimuksen, vakuuta tavarasi äläkä muuta kustannuksia projektin edetessä. 
  4. Tutustu palveluvalikoimaan.
    Ennen tilauksen tekemistä sinun on tarkistettava, pystyykö yritys kattamaan tarpeesi. Tämä sisältää pakkausmateriaalin, toimitusnopeuden (suuren määrän autoja), kuormaajan henkilökunnan ja muita yksityiskohtia. Jos aiot saada avaimet käteen -palvelun, huolehdi kaikista yksityiskohdista etukäteen. On suuri pettymys huomata, että yritys ei osta pakkausmateriaaleja ja sinun on hankittava ne itse. Tämä ei ainoastaan ​​tee toimituksesta kalliimpaa, vaan myös viivästyttää toimitusaikoja. 

Oikean valinnan tekeminen säästää sinulta ja tiimiltäsi paljon työtä ja aikaa! Kun olet valinnut yrityksemme muuttoasi, annamme sinulle yksityiskohtaisen suunnitelman ja annamme sinulle mahdollisuuden hallita prosessia tarvittaessa.

Ilmoita työntekijöille ja asiakkaille

Muista ilmoittaa työntekijöille tulevasta muuttostasi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jos muutat pitkiä matkoja, keskustele muuttovaihtoehdoista. Pidä työntekijät ajan tasalla koko prosessin ajan säännöllisillä sähköpostiviesteillä, tekstiviesti-ilmoituksilla ja ilmoituksilla yrityksen kokousten aikana. Kaikki työntekijät voivat osallistua muuttoprosessiin, tehdä ehdotuksiaan ja toiveitaan. 

Yrityksen asiakkaiden tulee pysyä asiakkaittesi myös muuton jälkeen, ja yritä muistaa ilmoittaa heille osoitteenmuutoksesta. Jos muutat lyhyen matkan, voit tehdä käyntikortteja, joissa on kaavio reitistä uuteen toimistoon tai yksinkertaisesti tulostettu päivitetty osoite. Jos muutat pitkän matkan, varoita heitä pisteen sulkemisesta ja anna uusi osoite. Tämä auttaa asiakkaita suunnittelemaan työntekijöiden kanssa niin, että kaikki liiketoimet ja tarpeet voidaan suorittaa ennen virallista lähtöä. 

Tee inventaario

Yrityksen toimiston muuttaminen on hyvä aika vaihtaa vanhentuneet laitteet ja huonekalut. Tee inventaario ja päätä, mitkä tuotteet siirretään tai vaihdetaan. Päätä myös, miten hävität vanhentuneet toimistokalusteet ja -laitteet. Aloita inventaario heti, kun tiedät muuttavasi. Tämä vähentää viime hetken tehtävien taakkaa.

Jos muutat pian, on hyvä idea inventoida omaisuutesi, erityisesti arvokkaat tavarat. Jos tavarasi katoavat tai ovat vaurioituneet, arvon todistaminen on helpompaa, jos pystyt todistamaan niiden olemassaolon ja kunnon. Jos epäilet työntekijöiden tai logistiikkayrityksen rehellisyyttä, voit aina tehdä toisen tarkastuksen ja löytää menetyksen.

Suunnittele järjestelmänvalvojien työ

Tee yhteistyötä IT-osastosi kanssa, kun suunnittelet uutta toimistoinfrastruktuuriasi. Järjestelmänvalvojilla on paljon työtä tehtävänä, koska heidän on irrotettava ja pakattava kaikki vanhan huoneen laitteet ja sitten koottava ja liitettävä ne uuteen. Laitteiden asentaminen voi kestää kauan, joten järjestelmänvalvojan on työskenneltävä nopeasti ja sujuvasti. Ja todennäköisimmin hänen on työskenneltävä työajan jälkeen, jotta työntekijät voivat aloittaa työnsä heti ensimmäisenä päivänä uudessa paikassa.

Huolehdi viestinnästä uusissa tiloissa

Tyhjennä tarvitsemasi tila uudessa toimistossasi. Suunnittele tarvittaessa askel askeleelta työskentely uusiin tiloihin saavuttuasi. Tämä sisältää: tavaroiden lajittelun, huonekalujen kokoamisen, siivouksen, tietokoneiden pystyttämisen, tärkeän viestinnän hoitamisen. On erittäin tärkeää huolehtia kaikista tärkeistä yhteydenotoista ennen saapumista. Sinun tulee liittää puhelin ja internet etukäteen ja huolehtia sähköjohdot laitteiden liittämiseksi.

Tavaroiden pakkaaminen ja merkitseminen

Tavaroiden pakkaaminen ja merkitseminen voi pudota rahdinkuljettajan työntekijöiden harteille. Useimmiten toimistossa on erityiskohtelua vaativia asioita ja ne kannattaa pakata henkilökohtaisesti. Esimerkiksi asiakirjat, kasvit, erikoislaitteet ja paljon muuta. Näitä tavaroita pakkaaessasi on tärkeää jättää muistiinpano tai tarra, jossa on toimitusohjeet. Nämä voivat olla hauraita asioita. Jos haluat selvittää toimituksen nopeasti uuteen paikkaan, kaikkien laatikoiden merkitseminen on tärkeä askel. 

Huonekalut

Kalusteet pakataan turvallisesti ja toimitetaan yksilöllisesti valitussa ajoneuvossa. Se voi olla markiisi tai kokonaan metallirunko. Jos huonekalut ovat pieniä, ne sidotaan ja pakataan yhteen. 

Dokumentointi

Tärkeät asiakirjat ja arvopaperit toimitetaan erillään kaikista lähetyksistä. Yrityksen omistaja voi myös ottaa vastuun tavaran toimituksesta ja kuljettamisesta mukana tai omassa autossa. Jos henkilöasiakirjoja toimittaa logistiikkayritys, on tärkeää varoittaa muuttajia ja erottaa ne yleisestä massasta.

Kodinkoneet

Kotitalous Laitteet on tärkeää merkitä ja jättää näkyvälle paikalle, jotta uusien tilojen siivous voidaan aloittaa nopeasti. Tämä on tärkeää, jos et aio tilata siivousta. Kotitalouskemikaalit pakataan hermeettisesti ja toimitetaan erillään henkilökohtaisista tavaroista ja laitteista.

Kasveja

Saatat miettiä, kuinka siirtää toimistoa, jossa on paljon kasveja. Se ei ole niin pelottavaa kuin miltä näyttää ensi silmäyksellä. Päätehtävä on pakata kasvit viime hetkellä ja purkaa ne yhtä nopeasti uuteen paikkaan. Tarkista uudet tilat nähdäksesi, onko niistä aiheutunut vahinkoja. Jos kaikki kukkaruukut ja kukat ovat ehjiä, kuljetus onnistui. Logistiikkayritys pakkaa kukat puolestasi, koska oikea pakkaus on avain kasvien eheyteen.

Työntekijöiden henkilökohtaiset tavarat

Jokaisen työntekijän tulee pakata ja tarkastaa henkilökohtaiset tavarat henkilökohtaisesti. Useimmiten pakkaamiseen käytetään pahvilaatikkoa, joka on allekirjoitettu työntekijän nimellä.

Tiivistettynä

Muutto uuteen toimistoon on yhtä vaikea prosessi kuin muutto uuteen kotiin. Sinulla on suuria, tilaa vieviä huonekaluja, monimutkaista elektroniikkaa ja useita huoneita täynnä pikkuesineitä kerättäväksi. Ja yleensä ei ole paljon aikaa tehdä kaikkea tätä (et voi vain sulkea yritystä viikoksi selvittääksesi kaiken). Muutto toiseen toimistoon on iso työ yrityksesi koosta riippumatta. Noudata yllä olevia vinkkejä oppiaksesi siirtämään toimistoasi sujuvammin.

Toimiston muuttaminen: vinkkejä menestyksekkääseen organisaatioon