Kaip perkelti biurą? Kiekvienas biuro perkėlimas yra skirtingas, todėl jūs (kartu su savo komanda) turėsite nuspręsti, kokias užduotis įtraukti į savo konkretų perkėlimo projekto planą. Svarbiausia yra užtikrinti, kad kiekviena dalis būtų išsiųsta laiku ir tinkamai suplanuota. Norint organizuoti biuro perkėlimą, reikia atlikti keletą neakivaizdžių veiksmų. Pavyzdžiui, darbuotojų ir klientų informavimas, grafiko sudarymas, taip pat privalomas zonavimas (gėlės, asmeniniai daiktai, vertybiniai popieriai).
Suplanuokite savo biuro persikraustymo grafiką
Kai sužinosite apie būsimą persikėlimą, turite nedelsdami sudaryti tvarkaraštį. Tai apims prekybos agento, turinčio patirties, išteklių ir darbo jėgos, pokalbių ir įdarbinimo procesą. Kad ir kaip būtų, į tvarkaraštį turėtų būti įtraukti veiksmai, kurių jūsų organizacija imsis, kad pasirinktų geriausią pristatymo parinktį (optimizuotą). Žingsnis po žingsnio tvarkaraščio sudarymas padės prisitaikyti prie laiko ir neatidėlioti terminų. Pavyzdžiui, jei kiekvienam darbo etapui skirsite tam tikrą laiką ir visus darbuotojus orientuosite į šį grafiką, galėsite išvengti daugelio darbų vėlavimų. Apytikslis biuro perkėlimo planas:
- 7 dienos surasti logistikos įmonę arba perkraustymo įmonės agentą.
- 3 dienos planui sudaryti ir visoms smulkmenoms išsiaiškinti su įmone.
- 5 dienos daiktams surinkti.
- 2 dienos sistemos administratoriaus darbui.
- 2 dienos viską sutvarkyti.
- 1 diena bendram valymui.
Iš viso 20 dienų bendram persikėlimui.
Tvarkaraštis gali būti apytikslis ir neįtraukti datų ir laiko. Sudarę aiškų pristatymo planą iš vežėjo įmonės, galite koreguoti tvarkaraštį ir pradėti informuoti darbuotojus bei klientus.
Pasirinkite vežėjo įmonę
Prieš planuodami projektą nuspręskite, ar naudosite visą biuro perkraustymo paketą iš logistikos įmonės. Jei nuspręsite deleguoti daiktų perkraustymo iš biuro pareigas, didžiąja dalimi darbų (įskaitant projekto plano sudarymą) pasirūpins mūsų perkraustymo įmonė UTS. Kaip perkelti biurą naudojant perkraustymo įmonę? Į ką atkreipti dėmesį renkantis:
- Tik oficialiai registruotos įmonės.
Nereikėtų galvoti apie nelegalias įmones ar pavienius amatininkus, kurie dažnai skelbiami darbo paieškos svetainėse. Tai gali būti nuostabūs meistrai, bet ne įmonių perkėlimui į kitas patalpas. Dažniausiai tokie kraustytojai neprisiima jokios atsakomybės, nesuteikia darbams garantijos ir delsia terminus. Savarankiškai dirbantys kraustytojai neturi daug įrangos, įgulos ar medžiagų dideliems užsakymams pakuoti. - Atkreipkite dėmesį į įmonės veiklą internete.
Susiraskite įmonės svetainę, patikrinkite kainas (ar kainoraštis aktualus), perskaitykite atsiliepimus apie įmonę. Pabandykite rasti tiesioginių atsiliepimų ar atvejų pavyzdžių įmonės puslapyje. Svarbu suprasti, ar įmonė turi patirties dirbant su dideliais įmonių užsakymais. Nedvejodami užduokite klausimus specialistams telefonu, taip galėsite sužinoti daugiau apie darbo spindulį. - Atkreipkite dėmesį į kainos ir kokybės santykį.
Kokybiškos pristatymo paslaugos negali būti pigios. Gali būti paslėptų išlaidų, o tai reiškia, kad iki darbų pradžios galite nežinoti galutinės kainos. Nesąžiningos įmonės gali pateikti jums vieną galutinį skaičių, o pabaigoje – visiškai kitą. Atkreipkite dėmesį į įmones, kurios sudaro pristatymo sutartį, apdrauskite savo prekes ir projekto eigoje nekeiskite kainos. - Sužinokite apie paslaugų spektrą.
Prieš pateikdami užsakymą, turite patikrinti, ar įmonė gali patenkinti jūsų poreikius. Tai apima pakavimo medžiagą, pristatymo greitį (didelio automobilių skaičiaus prieinamumą), krovėjo personalą ir kitas detales. Jei planuojate gauti „iki rakto“ paslaugą, iš anksto susirūpinkite visomis smulkmenomis. Labai apmaudu sužinojus, kad įmonė neperka pakavimo medžiagų ir jas turite pasirūpinti patys. Tai ne tik pabrangins pristatymą, bet ir pavėlins pristatymo laiką.
Tinkamai pasirinkę jūs ir jūsų komanda sutaupysite daug darbo ir laiko! Kai išsirinksite mūsų įmonę persikraustymui, pateiksime detalų planą ir, esant reikalui, suteiksime galimybę valdyti procesą.
Praneškite darbuotojams ir klientams
Būtinai kuo anksčiau informuokite darbuotojus apie būsimą persikėlimą. Jei judate dideliais atstumais, aptarkite persikėlimo galimybes. Informuokite darbuotojus viso proceso metu reguliariais el. laiškais, SMS pranešimais ir pranešimais įmonės susirinkimų metu. Visi darbuotojai gali dalyvauti perkraustymo procese, teikti savo pasiūlymus ir pageidavimus.
Įmonės klientai turėtų likti Jūsų klientais ir persikėlus, o apie pasikeitusį adresą stenkitės nepamiršti įspėti. Jei judate nedideliu atstumu, galite pasidaryti vizitines korteles su maršruto į naują biurą schema arba tiesiog atspausdintu atnaujintu adresu. Jei judate dideliu atstumu, įspėkite juos apie punkto uždarymą ir nurodykite naują adresą. Tai padės klientams planuoti su jūsų darbuotojais, kad visi reikalai ir poreikiai būtų užbaigti iki oficialaus išvykimo.
Atlikite inventorizaciją
Įmonės biuro perkėlimas – tinkamas metas pakeisti pasenusią įrangą ir baldus. Atlikite inventorizaciją ir nuspręskite, kurios prekės bus perkeltos ar pakeistos. Taip pat nuspręskite, kaip šalinsite pasenusius biuro baldus ir įrangą. Pradėkite inventorizuoti, kai tik sužinosite, kad judate. Tai sumažins paskutinės minutės užduočių naštą.
Jei netrukus persikraustysite, protinga būtų inventorizuoti savo daiktus, ypač tuos, kurie turi didelę vertę. Jei jūsų daiktai dingsta arba yra sugadinti, vertės įrodinėjimo procesas bus lengvesnis, jei galėsite įrodyti jų egzistavimą ir būklę. Jei kyla abejonių dėl darbuotojų ar logistikos įmonės sąžiningumo, visada galite atlikti antrą auditą ir rasti nuostolius.
Planuoti sistemos administratorių darbą
Planuodami naują biuro infrastruktūrą, bendradarbiaukite su IT skyriumi. Sistemos administratoriai turi daug darbo, nes reikia atjungti ir supakuoti visą įrangą senoje patalpoje, o tada surinkti ir prijungti ją naujoje. Įrangos nustatymas gali užtrukti ilgai, todėl sistemos administratorius turi dirbti greitai ir sklandžiai. Ir, greičiausiai, jis turės dirbti po darbo valandų, kad pirmą dieną naujoje vietoje darbuotojai galėtų iškart pradėti dirbti.
Naujose patalpose pasirūpinkite komunikacijomis
Išlaisvinkite reikalingą erdvę naujame biure. Jei reikia, suplanuokite žingsnis po žingsnio darbus atvykę į naujas patalpas. Tai apima: daiktų rūšiavimą, baldų surinkimą, valymą, kompiuterių įrengimą, svarbių ryšių vedimą. Labai svarbu prieš atvykstant pasirūpinti visais svarbiais ryšiais. Iš anksto reikia prijungti telefoną ir internetą, pasirūpinti elektros instaliacija įrangai prijungti.
Daiktų pakavimas ir ženklinimas
Daiktų pakavimas ir ženklinimas gali nukristi ant vežėjo darbuotojų pečių. Dažniausiai biure yra daiktų, kuriems reikia ypatingo elgesio ir geriau juos supakuoti asmeniškai. Pavyzdžiui, dokumentai, augalai, speciali įranga ir kt. Pakuojant šias prekes svarbu palikti raštelį ar etiketę, kurioje būtų nurodytos pristatymo instrukcijos. Tai gali būti trapūs dalykai. Jei norite greitai išsiaiškinti pristatymą į naują vietą, visų dėžučių ženklinimas yra svarbus žingsnis.
Baldai
Baldai saugiai supakuoti ir pristatomi individualiai pasirinktoje transporto priemonėje. Tai gali būti tentas arba visiškai metalinis korpusas. Jei baldai nedideli, jie surišami ir supakuojami.
Dokumentacija
Svarbūs dokumentai ir vertybiniai popieriai pristatomi atskirai nuo visų prekių. Taip pat įmonės savininkas gali prisiimti atsakomybę už prekių pristatymą ir gabenimą lydimi arba asmeniniu automobiliu. Jei asmens dokumentus pristato logistikos įmonė, svarbu perspėti perkraustytojus ir atskirti juos nuo bendros masės.
Buitinė technika
Buitinė Svarbu techniką paženklinti ir palikti matomoje vietoje, kad galėtumėte greitai pradėti valyti naujas patalpas. Tai svarbu, jei neplanuojate užsisakyti valymo. Buitinė chemija yra hermetiškai supakuota ir pristatoma atskirai nuo asmeninių daiktų ir įrangos.
Augalai
Jums gali kilti klausimas, kaip perkelti biurą, kuriame yra daug augalų. Tai nėra taip baisu, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Pagrindinė užduotis – paskutinę akimirką supakuoti augalus ir taip pat greitai išpakuoti naujoje vietoje. Apžiūrėkite naujas patalpas, ar nepadaryta žala. Jei visi vazonai ir gėlės yra sveiki, transportavimas buvo sėkmingas. Logistikos įmonė supakuosis gėles už jus, nes tinkama pakuotė yra raktas į augalų vientisumą.
Darbuotojų asmeniniai daiktai
Asmeninius daiktus kiekvienas darbuotojas turi supakuoti ir apžiūrėti asmeniškai. Dažniausiai pakavimui naudojama kartoninė dėžutė, kuri pasirašoma darbuotojo pavarde.
Apibendrinant
Persikėlimas į naują biurą yra toks pat sunkus procesas, kaip ir persikėlimas į naujus namus. Turite didelius, didelių gabaritų baldus, sudėtingą elektroniką ir keletą kambarių, pilnų smulkmenų, kurias galite surinkti. Ir dažniausiai tam nėra daug laiko (negalite tiesiog savaitei uždaryti įmonės, kad viską išsiaiškintumėte). Persikėlimas į kitą biurą yra didelis darbas, nesvarbu, kokio dydžio jūsų įmonė. Vadovaukitės aukščiau pateiktais patarimais, kad sužinotumėte, kaip sklandžiau perkelti biurą.